Mở quán cafe là ước mơ của nhiều người trẻ mong muốn khởi nghiệp trong lĩnh vực F&B. Tuy nhiên, để biến ước mơ thành hiện thực và vận hành quán hiệu quả không phải là điều dễ dàng. Bài viết này, Evalyn sẽ chia sẻ những kinh nghiệm mở quán cafe thực tế, giúp bạn chuẩn bị tốt hơn trước khi bước vào con đường kinh doanh cafe.
Bật mí những kinh nghiệm mở quán cafe cho người mới khởi nghiệp
Nhiều người thắc mắc mở quán cafe cần gì, kinh doanh quán cafe có lãi không? Nếu bạn đang tìm hiểu về kinh nghiệm mở quán cafe nhỏ thì có thể tham khảo ngay sau đây:
Xác định mô hình và concept quán cafe
Trước tiên, bạn cần trả lời câu hỏi: quán cafe của mình sẽ phục vụ ai và mang lại trải nghiệm gì? Nếu hướng đến nhân viên văn phòng, mô hình cafe mang đi (take away) nhỏ gọn, tiện lợi có thể phù hợp. Nếu nhắm tới nhóm khách hàng trẻ, yêu thích chụp ảnh và check-in, một quán cafe theo concept vintage hoặc không gian xanh sẽ dễ gây ấn tượng. Còn nếu khách hàng mục tiêu là những người cần chỗ ngồi làm việc, mô hình cafe kết hợp coworking space sẽ là lựa chọn khôn ngoan.
Concept của quán là “cái hồn” giúp khách hàng nhận diện thương hiệu của bạn. Nó thể hiện qua thiết kế nội thất, đồng phục nhân viên, menu đồ uống, âm nhạc và cả cách bạn truyền thông. Một concept rõ ràng và khác biệt sẽ giúp bạn nổi bật giữa thị trường vốn đã cạnh tranh khốc liệt, đồng thời tạo ra lý do để khách hàng quay lại thay vì chỉ ghé thăm một lần.
Lựa chọn địa điểm phù hợp
Địa điểm quyết định rất nhiều đến khả năng thành công của quán cafe. Một vị trí thuận lợi, gần khu văn phòng, trường học hoặc khu dân cư đông đúc sẽ giúp bạn có nguồn khách ổn định. Ngoài ra, quán nên nằm ở nơi dễ tìm, dễ di chuyển, có chỗ đỗ xe thuận tiện. Trước khi thuê mặt bằng, hãy khảo sát kỹ lưỡng lưu lượng người qua lại, thời gian đông khách, cũng như các đối thủ trong khu vực.
Bên cạnh yếu tố vị trí, chi phí thuê cũng cần cân đối trong ngân sách dài hạn. Có những mặt bằng tuy giá thuê cao nhưng đem lại lưu lượng khách hàng lớn, bù lại nhanh chóng. Ngược lại, nếu chọn nơi quá xa trung tâm chỉ vì giá rẻ, quán có thể gặp khó trong việc thu hút khách hàng. Vì vậy, hãy đặt địa điểm trong tổng thể chiến lược kinh doanh để đưa ra quyết định phù hợp.
Thiết kế không gian quán thu hút
Không gian quán cafe là yếu tố đầu tiên tạo ấn tượng với khách hàng. Một không gian được thiết kế hài hòa, có phong cách rõ ràng sẽ khiến khách hàng muốn dừng chân lâu hơn. Bạn có thể chọn thiết kế hiện đại, tối giản để tiết kiệm chi phí, hoặc đầu tư phong cách vintage, boho, thiên nhiên xanh để gây điểm nhấn. Ánh sáng, màu sắc, mùi hương và âm nhạc cũng góp phần hoàn thiện trải nghiệm cho khách hàng.
Ngoài ra, hãy chú trọng đến sự tiện lợi và thoải mái. Khoảng cách giữa các bàn ghế cần đảm bảo riêng tư vừa đủ, bố trí khu vực cho nhóm đông và khu vực cho cá nhân. Với khách hàng trẻ, một vài góc “check-in” độc đáo sẽ trở thành điểm hút khách. Đừng quên rằng, không gian đẹp và có cá tính riêng chính là “công cụ marketing miễn phí” thông qua hình ảnh khách hàng chia sẻ trên mạng xã hội.
Xem thêm: Tổng Hợp Các Sàn Thương Mại Điện Tử Lớn Ở Việt Nam Hiện Nay
Lập kế hoạch tài chính
Một kế hoạch tài chính rõ ràng sẽ giúp bạn kiểm soát rủi ro khi mở quán cafe. Bạn cần liệt kê toàn bộ chi phí khởi nghiệp: thuê mặt bằng, mua máy pha cafe, máy xay, nội thất, trang trí, nguyên liệu, chi phí đào tạo nhân viên và ngân sách marketing. Ngoài ra, bạn cũng nên dự trù vốn lưu động để đảm bảo quán có thể duy trì trong ít nhất 3–6 tháng đầu khi doanh thu chưa ổn định.
Song song đó, hãy xây dựng bảng dự kiến doanh thu dựa trên giá bán, số lượng khách hàng ước tính mỗi ngày và chi phí vận hành. Điều này giúp bạn xác định thời gian hoàn vốn và lợi nhuận kỳ vọng. Việc tính toán kỹ lưỡng ngay từ đầu sẽ tránh tình trạng thiếu vốn, vận hành dở dang hoặc phải vay mượn với lãi suất cao. Một kế hoạch tài chính minh bạch sẽ là nền tảng vững chắc cho quán đi vào hoạt động ổn định.
Chọn nhà cung cấp nguyên liệu uy tín
Nguyên liệu là “linh hồn” của sản phẩm, quyết định trực tiếp đến chất lượng ly cà phê. Vì vậy, việc chọn nhà cung cấp uy tín là kinh nghiệm mở quán cafe quan trọng mà bạn nên nhớ. Hãy tìm những đơn vị có nguồn gốc hạt cà phê rõ ràng, đảm bảo rang xay chuẩn và hương vị ổn định. Ngoài cà phê, các nguyên liệu khác như sữa, kem, đường, siro, bột cacao… cũng cần chọn lựa kỹ lưỡng để đảm bảo an toàn và chất lượng đồng đều.
Để tránh gián đoạn nguồn hàng, bạn nên hợp tác với ít nhất 2–3 nhà cung cấp song song. Ngoài ra, việc xây dựng mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp chính cũng mang lại nhiều lợi ích: chiết khấu tốt hơn, giao hàng đúng hẹn và hỗ trợ kỹ thuật khi cần. Một nguồn nguyên liệu ổn định sẽ giúp quán tạo được sự tin tưởng và giữ chân khách hàng trung thành.
Tuyển dụng và đào tạo nhân sự
Nhân viên là bộ mặt của quán cafe, vì vậy khâu tuyển dụng không thể xem nhẹ. Bạn cần tìm những ứng viên có thái độ tích cực, nhanh nhẹn, kỹ năng giao tiếp tốt và tinh thần trách nhiệm cao. Với nhân viên pha chế, ngoài hiểu rõ cách pha cafe phin hoặc cafe máy, họ cần có khả năng sáng tạo, yêu thích công việc và sẵn sàng học hỏi để nâng cao tay nghề.
Sau khi tuyển dụng, đào tạo nhân sự là bước quan trọng để chuẩn hóa dịch vụ. Hãy xây dựng quy trình chi tiết cho từng vị trí: pha chế, phục vụ, thu ngân, vệ sinh. Đồng thời, thường xuyên tổ chức các buổi training về kỹ năng chăm sóc khách hàng, xử lý tình huống và quản lý áp lực công việc. Một đội ngũ nhân sự gắn bó, chuyên nghiệp sẽ mang lại trải nghiệm tốt, từ đó nâng cao uy tín và lợi nhuận của quán.
Xem thêm: Hàng Siêu Cấp Là Gì? Kinh Nghiệm Nhập Hàng Và Kinh Doanh
Chiến lược marketing và thu hút khách hàng
Một quán cafe mới mở cần có chiến lược marketing rõ ràng để tạo sự chú ý. Bạn có thể tận dụng mạng xã hội như Facebook, Instagram, TikTok để chia sẻ hình ảnh quán, món uống, concept độc đáo và các chương trình khuyến mãi. Nội dung sáng tạo, bắt trend kết hợp hình ảnh đẹp sẽ giúp quán nhanh chóng thu hút khách hàng trẻ.
Ngoài marketing online, hãy triển khai thêm các hoạt động offline như tặng voucher khai trương, giảm giá combo, phát hành thẻ tích điểm hoặc tổ chức mini game tại quán. Khi khách hàng có những trải nghiệm tích cực và cảm thấy được quan tâm, họ sẽ trở thành khách hàng trung thành và lan tỏa thương hiệu của bạn đến nhiều người khác.
Quản lý vận hành quán
Sau khi quán đi vào hoạt động, quản lý vận hành là khâu giữ cho hoạt động kinh doanh trơn tru. Theo kinh nghiệm mở quá cafe của nhiều thương hiệu lớn, bạn cần kiểm soát sát sao doanh thu, chi phí, tồn kho nguyên liệu và hiệu suất làm việc của nhân viên. Việc áp dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế thất thoát và cung cấp dữ liệu chính xác để ra quyết định.
Ngoài ra, đừng quên lắng nghe phản hồi từ khách hàng để cải thiện chất lượng dịch vụ. Khách hàng có thể bỏ qua một lỗi nhỏ, nhưng nếu lặp lại nhiều lần sẽ mất niềm tin. Hãy xây dựng quy trình xử lý sự cố, duy trì kiểm tra định kỳ về vệ sinh, chất lượng đồ uống và thái độ phục vụ. Một hệ thống vận hành chuyên nghiệp chính là nền tảng để quán cafe phát triển bền vững và mở rộng quy mô.
Xem thêm: 7 Top Mẫu Khóa Điện Tử Ticklock Chất Lượng Tốt Nhất Thị Trường
Kinh nghiệm duy trì và mở rộng quán cafe
Sau khi quán cafe đi vào hoạt động ổn định, bài toán tiếp theo mà chủ quán phải đối mặt chính là duy trì chất lượng và tìm cách mở rộng để tăng trưởng bền vững. Trước hết, cần giữ vững chất lượng đồ uống và dịch vụ – đây là yếu tố cốt lõi giúp khách hàng quay lại. Việc thường xuyên khảo sát ý kiến khách hàng, cập nhật menu theo xu hướng, và duy trì tiêu chuẩn phục vụ nhất quán sẽ tạo niềm tin lâu dài.
Song song đó, để mở rộng quy mô, bạn cần có chiến lược bài bản như nhượng quyền thương hiệu, mở thêm chi nhánh tại khu vực tiềm năng, hoặc đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất. Quản lý tài chính chặt chẽ, xây dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh và đẩy mạnh marketing sẽ là nền tảng quan trọng. Việc ứng dụng công nghệ quản lý bán hàng, chăm sóc khách hàng qua nền tảng số cũng giúp vận hành hiệu quả hơn, tạo đà cho sự phát triển lâu dài của quán.
Mua thiết bị máy pha chất lượng, giá tốt tại Thế Giới Máy Pha
Thế Giới Máy Pha là địa chỉ uy tín được nhiều quán cafe, nhà hàng và văn phòng tin chọn khi cần mua máy pha cà phê chính hãng. Tại đây, khách hàng có thể tìm thấy đa dạng dòng máy từ phân khúc phổ thông đến cao cấp, đảm bảo đáp ứng mọi nhu cầu sử dụng, từ quán nhỏ mới mở cho đến chuỗi cửa hàng lớn. Không chỉ cung cấp sản phẩm chất lượng, đơn vị còn cam kết giá bán cạnh tranh, giúp chủ quán tối ưu chi phí đầu tư.
Điểm nổi bật của Thế Giới Máy Pha nằm ở chính sách bảo hành rõ ràng, dịch vụ hậu mãi chu đáo cùng đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp, luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng lựa chọn thiết bị phù hợp nhất. Ngoài ra, cửa hàng thường xuyên có chương trình ưu đãi, khuyến mãi đặc biệt, giúp người mua dễ dàng sở hữu máy pha cà phê chất lượng cao với mức giá tốt. Bên cạnh đó, tại đây còn cung cấp máy pha cà phê cũ có bảo hành tại cửa hàng giành cho những khách hàng có tài chính thấp.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://thegioimaypha.com/
- Hotline: 08.99999.419
- Email: [email protected]
Kinh doanh quán cafe vừa là cơ hội tiềm năng, vừa là thử thách đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Với những kinh nghiệm mở quán cafe được chia sẻ, bạn có thể hạn chế rủi ro và xây dựng nền tảng vững chắc cho hành trình khởi nghiệp. Hãy bắt đầu từ những bước nhỏ nhưng chắc chắn để biến quán cafe của bạn trở thành điểm đến yêu thích của khách hàng.
Xem thêm: Xu Hướng Đào Tạo Nhân Sự Cho Doanh Nghiệp Việt Nam